前阵子公司两个同事交同一份方案，内容差不多，一个被夸“专业”，一个被说“像草稿”。差别不在文字，全在排版。今天就聊聊WPS文字排版的四个基本功。
第一步：统一字体和字号
正文统一用宋体或仿宋，字号五号或小四；标题用黑体加粗。别在正文里混用七八种字体，那是文档显乱的头号原因。
选中全文后，在“开始”选项卡里统一设置字体字号，再单独处理标题，一分钟就能让文档面貌焕然一新。
第二步：调整段落和行距
段落首行缩进两字符（正文默认），行距设为1.5倍或固定值20到22磅，段前段后留一点间距。选中文档，右键“段落”里一次设置好。
行距太紧显得局促，太松显得零散，1.5倍行距是多数公文和材料的稳妥选择。
第三步：用好页边距
在“页面布局”里设置页边距：常规文档上下2.54厘米、左右3.17厘米；如果内容多，可以适当缩小页边距，但别低于2厘米，否则打印出来很拥挤。
页边距统一后，文档的“呼吸感”立刻就出来了。
第四步：用样式管理标题
别手动给每个标题改字号，用“样式”功能：把“标题1”“标题2”应用在各级标题上。这样做的好处是，目录可以一键生成，全文字体修改也只需改样式。
样式是WPS文字排版的“隐藏神器”，很多人用了几年都没碰过，其实它是高效排版的起点。
一个实用小技巧：格式刷
双击“格式刷”可以连续应用格式，把某个标题的格式“刷”到其他标题上，比一个个手动设置快得多。用完按Esc退出。
再分享一个“公文排版”的通用参数：标题用二号方正小标宋或黑体居中，正文用三号仿宋，行距28磅左右，首行缩进两字符，页码用宋体四号数字居中。各单位要求略有差异，但万变不离其宗——先问清楚单位模板，再按参数套，一次过稿。把常用参数存成自己的“排版速查表”，以后写材料直接照抄。
最后再分享一个“文档体检”的习惯：排版完成后，用“视图”→“阅读模式”通读一遍，重点看标题层级、段落间距和页边距是否统一。也可以让同事帮你“挑毛病”，别人的眼睛往往能发现你忽略的细节。排版是慢功夫，多练几次，速度自然就上来了。
排版不是越花哨越好，而是越统一越好。把字体、段落、页边距、样式这四件事做好，任何文档都能排得又快又专业。想看更多文字技巧，可以到WPS文字技巧栏目继续逛。
