一份方案要经过领导、同事好几轮修改，如果大家直接在原文上改，最后根本分不清谁改了什么、为什么改。批注和修订功能，就是为这种协作场景设计的。
批注：旁注式提问和建议
选中文字，右键“插入批注”，可以在文档右侧添加说明：这里要改什么、为什么改、建议怎么写。批注不会改变正文，适合提问题和给建议。
批注可以回复、标记已解决，形成讨论线索。审稿人看到批注，能快速理解修改意图。
修订：改有痕迹，谁都能看
开启“修订”模式（在“审阅”选项卡）后，所有增删改都会以红色标记显示：新增文字带下划线，删除文字带删除线，并在旁边显示修改人。
这样多人修改后，文档变成“带痕迹”的版本，谁改了什么一目了然，也不会有人悄悄改掉关键数据。
接受或拒绝修订
收到修订版后，在“审阅”选项卡里逐条“接受”或“拒绝”，也可以“接受所有修订”一键清理。接受前记得通读一遍，确认每处修改都合理。
如果不想保留任何修改痕迹，接受所有修订后另存一份，再关闭修订模式继续编辑。
比较文档：两个版本找差异
同事发来“最终版”，你想知道和你手上的版本差在哪？用“审阅”→“比较文档”，WPS会标出两个版本的所有差异，生成对比结果。
这个功能在核对合同、找回被误改的内容时特别有用。
协作小贴士
多人协作时约定：先另存为“某某_修订版”，再开启修订；批注里写清楚“改什么”和“为什么”；最终版由一人统一接受修订。流程清晰，协作才高效。
补充一个“修订颜色”的设置：在“审阅”→“修订选项”里可以自定义每个人修订的颜色，多人协作时一眼分清谁改的；不想让修订显示在打印版里，打印前在“显示标记”里取消勾选即可，但保存时仍保留痕迹。修订功能用得好，团队的文档协作会变得非常清晰、高效。
补充一个修订的实用细节：修订模式下，删除的文字会保留在文档里（带删除线），如果需要“彻底删除不留痕迹”，接受所有修订后再检查一遍。给别人发修订版前，先“接受所有修订”并另存为干净版本，避免把修改痕迹一起发出去。
批注和修订是职场写作的“礼仪课”，用好了，协作体验直线上升。更多内容在WPS文字技巧栏目。
