年底要发100份邀请函，每份的姓名、职务都不同，难道要复制粘贴100遍？当然不用。WPS文字的邮件合并功能，就是为这种场景设计的。
什么是邮件合并
邮件合并就是把“模板文档”和“数据表格”结合，自动生成多份个性化文档：模板里写正文，姓名、称呼等变化的部分用占位符代替，数据表提供具体内容。
通知、邀请函、工资条、证书，凡是“一个模板+一批数据”的活，都能用它。
第一步：准备数据表
用WPS表格做一个数据表，第一行是字段名（姓名、职务、单位等），下面是每个人的数据。把表保存好，这是邮件合并的数据源。
数据表的字段名要和模板里的占位符一一对应，字段名别用空格和特殊符号。
第二步：在模板里插入合并域
打开WPS文字，写好模板正文，在“引用”或“邮件”选项卡里选择“邮件合并”→“打开数据源”，选好数据表。
然后在需要变化的位置点“插入合并域”，选择对应字段。此时正文里会出现“«姓名»”这样的域代码。
第三步：预览和完成合并
点“查看合并数据”可以预览每一条记录的效果，确认无误后点“合并到新文档”，生成包含所有记录的新文档。
也可以选择“合并到打印机”直接打印，或“合并到电子邮件”批量发送。
进阶玩法
邮件合并还可以插入图片（如证件照）、设置条件内容（满足条件才显示某段文字）。学会基础操作后，这些进阶功能能让它适用更多场景。
补充一个提醒：邮件合并的数据源表格，第一行必须是字段名，不能有合并单元格，否则读取会出错；合并前把数据表的格式统一（姓名全角半角、数字格式），避免生成结果里出现“张三 ”带空格的情况。批量生成的文档，最后一定要抽查前三条和后三条，确认无误再批量打印或发送。
补充一个邮件合并的进阶场景：合并图片（比如批量生成带员工照片的工牌）时，在数据表里放图片路径，插入域时选择“插入图片域”即可。合并前一定先“预览结果”翻几条记录，确认姓名、称呼没有错位，再合并到新文档，避免批量出错。
批量文档处理的效率神器，说的就是它。下次遇到“100份通知”的活，别慌，交给邮件合并。更多内容在WPS文字技巧栏目。
